Siete alla ricerca di una guida completa su come gestire un tour? Non cercate oltre! In questo articolo vi forniremo tutte le informazioni che un tour manager deve conoscere per rendere il vostro tour un successo.
Non importa se si tratta di un tour di concerti o di un tour di città "hop-on-hop-off", la gestione delle operazioni quotidiane può consumare rapidamente troppo tempo senza una gestione efficiente.
Dalla pianificazione all'organizzazione, dalla formazione delle guide turistiche al marketing e alla promozione, ci occuperemo di tutto! Continuate a leggere e preparatevi a portare la vostra attività turistica al livello successivo!
Una guida per gli operatori turistici
La gestione di un tour di successo richiede una gestione efficace. Il vostro tour deve partire senza intoppi se volete che abbia successo.
Aspetti come la pianificazione, l'organizzazione, il marketing e la promozione del tour, nonché la gestione di eventuali problemi, sono tutti inclusi nella gestione di un tour operator.
Gestendo la vostra attività turistica in modo efficace, potete assicurarvi che i vostri clienti abbiano un'esperienza piacevole e che la vostra attività sia redditizia.
In questo post tratteremo la gestione dei tour:
- Quali sono le basi della gestione di un'attività turistica?
- Come può un tour manager pianificare e organizzare efficacemente un tour?
- Qual è il modo più efficace per commercializzare e promuovere un tour?
Cominciamo con le basi.
Quali sono le basi della gestione di un'attività turistica?
I tour si svolgono senza problemi quando sono gestiti in modo efficiente. La gestione di un tour implica molto di più che portare le persone da un posto all'altro.
I tour manager sono responsabili sia della parte amministrativa, come la prenotazione degli hotel e dei trasporti, sia della parte operativa, come il mantenimento del programma del tour.
Ma un tour manager deve anche essere una persona capace di gestire sia le guide turistiche sia tutti coloro che lavorano per la vostra azienda. Dopo tutto, è compito del tour manager assicurarsi che tutti si divertano.
Ecco le aree di gestione che ogni tour manager e tutti i professionisti del settore devono conoscere:
Gestione delle risorse
Per ottenere un'esperienza davvero eccezionale per i clienti, dovete assicurarvi che i vostri tour e le vostre attività non vadano in overbooking, in modo da poter offrire un'esperienza fantastica agli ospiti.
Un tour affollato può farvi sentire come se foste parte di una mandria, e voi non volete che i vostri ospiti si sentano così!
Cosa si può fare per evitare l'overbooking?
Use a booking system with resource manager functionality. This way, you can limit your trips to available resources if one or more of your tours or activities rely on the same resources - like bikes, guides, or boats. You can also block off a resource for routine maintenance for a few days.
Nessun overbooking significa clienti soddisfatti... e questo è un bene per l'attività della vostra azienda turistica!
Gestione dei canali di distribuzione
Uno strumento di gestione dei canali può semplificare la gestione se si utilizzano agenzie di viaggio e marketplace online, come Viator ed Expedia.
Utilizzando gli strumenti di gestione dei canali, è possibile collegare tutti i canali di prenotazione a un unico sistema centrale, semplificando l'aggiornamento degli annunci, della disponibilità e dei prezzi.
In questo modo non solo risparmierete tempo, ma eviterete anche doppie prenotazioni e overbooking. Inoltre, potrete assicurarvi che i vostri clienti vedano le informazioni più aggiornate grazie agli aggiornamenti in tempo reale.
Gestione delle guide turistiche e del personale
Come tour operator, ogni giorno avete una serie di responsabilità. La descrizione del lavoro può essere lunga e comprende la gestione delle operazioni quotidiane, l'assistenza agli ospiti, l'assunzione di guide locali e la loro gestione. Le guide turistiche sono una delle risorse più utili. Una buona guida turistica si riconosce dalla qualità del suo servizio.
Con la crescita della vostra attività, avrete bisogno di più personale o guide turistiche per gestire la crescita. Più personale significa più formazione e addestramento delle guide turistiche.
Ma non limitatevi a copiare gli attuali processi operativi e gestionali.
Considerate invece la possibilità di semplificare e snellire i vostri sistemi.
Prendete in considerazione l'idea di passare a un sistema di prenotazione che fornisca alle vostre guide turistiche un'idea di massima e dettagli chiari sui prossimi viaggi. In questo modo, le guide turistiche sapranno sempre quanti ospiti aspettarsi, la fascia d'età da ospitare e quali sono i requisiti speciali di cui devono essere a conoscenza.
Come posso pianificare e organizzare un tour?
Tutto, dalla gestione del calendario al monitoraggio delle prenotazioni, dal collegamento con gli ospiti alla fatturazione e ai pagamenti, richiede una gestione.
Cosa si può fare per essere sicuri di farlo bene?
Per cominciare, è necessario sapere di cosa ha bisogno ogni area dell'amministrazione.
Gestione delle prenotazioni
Il vostro processo di prenotazione di tour e attività è efficiente? Potreste perdere potenziali prenotazioni se utilizzate un modulo di contatto o un indirizzo e-mail per le richieste di prenotazione.
Considerate invece l'utilizzo di un sistema di prenotazione online.
Avete bisogno di aiuto per gestire i rimborsi e le cancellazioni? 5 consigli su come gestire le politiche di cancellazione dei tour nel 2022
I sistemi di prenotazione consentono ai clienti di vedere facilmente gli orari e le date disponibili, di scegliere quello che si adatta alle loro esigenze e di effettuare subito una prenotazione. È possibile automatizzare attività fondamentali come l'invio di e-mail di conferma e di promemoria, in modo da potersi concentrare sull'offerta di un'esperienza eccellente.
Abbiamo una funzione di collegamento magico per aiutare i gestori di attività a gestire le modifiche alle prenotazioni degli ospiti. Gli ospiti possono gestire le loro prenotazioni, cambiare le date o convertirle in voucher.
Per saperne di più sul link magico qui.
Ricezione e gestione dei pagamenti
Quando si tratta di pagamenti, volete dare ai vostri clienti il maggior numero di opzioni possibili. Per questo motivo è necessario un gateway di pagamento per le prenotazioni online sul vostro sito web, come Stripe, SumUp, Adyen e PayPal, in modo da poter accettare pagamenti online.
Ma non è il caso di fermarsi qui.
È inoltre necessario disporre di una soluzione per il punto vendita, in modo da poter accettare i pagamenti anche di persona.
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Con un gateway di pagamento e una soluzione per il punto vendita, sarete in grado di accettare pagamenti e depositi, in modo da assicurarvi che la vostra attività funzioni sempre senza problemi. Inoltre, i vostri clienti avranno a disposizione più opzioni di pagamento, il che significa comodità per loro.
Gestione del calendario
È facile andare in overbooking o commettere errori quando si tiene traccia e si gestisce il calendario manualmente. Inoltre, potreste non utilizzare le vostre capacità perché siete preoccupati di non prenotare le guide o le risorse.
I sistemi di prenotazione con inventario live garantiscono l'aggiornamento delle prenotazioni su tutti i canali.
Additionally, you can sync your Google Calendar. This allows you to easily see upcoming tours and activities and avoid overbooking. Moreover, its a key part to maximize your business capacity.
Mantenere i contatti con i clienti
Le notifiche prima e dopo il viaggio sono un modo eccellente per ottimizzare la vostra attività e migliorare la soddisfazione dei clienti.
I vostri clienti riceveranno e-mail e SMS di promemoria per portare con sé le cose necessarie per completare un'esperienza di viaggio eccellente. Inoltre, potrete informarli di eventuali modifiche a un viaggio imminente.
Inviando loro un'e-mail dopo il viaggio, gli ospiti possono anche fornire ulteriori feedback sul loro recente tour. Con questo sistema è possibile risparmiare tempo e denaro, offrendo ai clienti un'esperienza migliore.
Come si calcola il prezzo di un tour?
I piani commerciali dei tour operator dipendono in larga misura dalla determinazione dei prezzi. La scelta del prezzo giusto per il vostro tour influenzerà il tono dell'intera attività e vi aiuterà a distinguervi dalla concorrenza.
Quando si pianifica una struttura tariffaria per i tour, bisogna tenere conto del mercato di riferimento e dei tipi di tour che l'azienda offrirà.
Considerate queste domande al momento di stabilire il prezzo del vostro tour:
- Come si rivolgono i concorrenti ai loro tour?
- Organizzare un tour può essere costoso, quindi come bilanciare l'interesse del cliente con i costi?
È possibile stabilire il prezzo della propria attività turistica utilizzando due strategie principali: alzare il prezzo e abbassarlo. Come per ogni strategia, ci sono vantaggi e svantaggi.
Marcatura
La strategia più comune per le imprese turistiche è quella di aumentare i prezzi. Impostando prezzi più alti, si è in grado di generare un profitto maggiore.
Uno degli svantaggi di questa strategia è che a volte può rendere difficile attrarre clienti, in quanto i prezzi dei vostri tour sono fuori dal mercato.
Marcatura
Invece di aumentare i prezzi, li abbasserete per generare un profitto minore, riducendo i prezzi.
Potete utilizzare questa strategia se state cercando di attirare un'ampia base di clienti, poiché i prezzi più bassi sono solitamente più attraenti.
Il rovescio della medaglia è che non si otterrà lo stesso profitto per ogni tour.
Qual è il modo migliore per commercializzare e promuovere un tour?
Il marketing e la promozione di un tour possono essere un compito difficile. Con un pizzico di creatività e di impegno, può essere un ottimo modo per incrementare le vendite. Il modo più efficace per commercializzare un tour è una combinazione di metodi tradizionali e media digitali.
Raggiungere il pubblico locale con il marketing tradizionale
Le tecniche di marketing tradizionali, come volantini e opuscoli, possono essere efficaci per raggiungere il pubblico locale. L'esposizione di materiale di marketing in aree ad alto traffico, come aeroporti o hotel, è un modo economicamente vantaggioso per raggiungere i potenziali clienti.
Attirare ospiti internazionali con il marketing digitale
Anche il marketing digitale è essenziale per raggiungere un pubblico più ampio, compresi gli ospiti internazionali. Utilizzare le piattaforme dei social media, come Facebook, Instagram e Twitter, è un ottimo modo per promuovere un tour.
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Le recensioni dei tour sono importanti
Inoltre, sfruttare le recensioni dei clienti è un modo eccellente per generare il passaparola. Dopo ogni grande tour, chiedete agli ospiti di lasciare recensioni sul vostro sito web o sui siti di recensioni di viaggio più famosi, come TripAdvisor, TrustPilot o Google Reviews.
Iniziate a pensare a quale piattaforma preferiscono le persone. Quando chiedete le recensioni, aggiungete un tocco personale. Vi porterà lontano nel lungo periodo. I tour operator più famosi possono provare questo metodo collaudato di marketing. Con un maggior numero di recensioni positive otterrete più prenotazioni.
Utilizzando una combinazione di tecniche di marketing tradizionali e digitali, potete promuovere efficacemente il vostro tour e attirare più ospiti. Dedicate del tempo a monitorare la crescita della vostra strategia di marketing e, se necessario, modificatela.
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Utilizzate il giusto sistema di prenotazione online per i vostri tour
In definitiva, tutto dipende dall'efficacia della gestione dei tour e delle attività.
La chiave?
Scegliete la giusta soluzione di prenotazione online!
Un sistema di prenotazione efficace semplifica tutte le attività amministrative e migliora la comunicazione regolare tra voi, i vostri ospiti e il vostro team. Inoltre, vi aiuterà a pianificare e organizzare i vostri tour in modo più efficiente.
Che si tratti di grandi crociere o di piccoli tour, i tour manager di tutte le dimensioni e i professionisti del turismo hanno bisogno degli strumenti giusti per ottimizzare la gestione del tempo.
Un sistema di prenotazione online è sicuramente da prendere in considerazione se si desidera migliorare la gestione dei tour.
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